Tiến Trình DMAIC

Các mục tiêu của một dự án nên tập trung vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng.

Bước Xác Định bao gồm:

1. Xác định các yêu cầu của khách hàng có liên quan đến dự án cải tiến. Các yêu cầu được làm rõ từ phía khách hàng được gọi là các đặc tính Chất Lượng Thiết Yếu (Critical-to-Quality)
2. Xây dựng các định nghĩa về khuyết tật, định nghĩa các vấn đề càng chính xác càng tốt (tốt nhất là gần thực tế của Công ty)
3. Tiến hành nghiên cứu mốc so sánh (lấy thông số trước dự án cải tiến bắt đầu – để sau này đo sau triển khai)
4. Tổ chức nhóm dự án cùng với người đỡ đầu, hoặc tư vấn (Champion/ consultant);
5. Ước tính ảnh hưởng về mặt tài chính của vấn đề; và
6. Chấp thuận của lãnh đạo cấp cao cho tiến hành dự án.

Các câu hỏi cần phải giải đáp ở bước “Xác định”:

1. Điều gì là quan trọng đối với khách hàng?
2. Chúng ta đang nỗ lực làm giảm loại lỗi/ khuyết tật gì?
3. Mức độ giảm bao nhiêu?
4. Khi nào hoàn tất việc cải tiến?
5. Chí phí do lỗi, khuyết tật gây ra hiện tại là bao nhiêu?
6. Những ai sẽ tham gia vào dự án?
7. Ai sẽ đỡ đầu, hỗ trợ chúng ta thực hiện dự án này?

Các công cụ được áp dụng phổ biến nhất trong bước này bao gồm:

• – Bảng Tóm Lược Dự Án (Project Charter): là tài liệu mô tả rõ ràng các vấn đề, định nghĩa khuyết tật, các thông tin về thành viên của nhóm dự án, mục tiêu của dự án sẽ thực hiện và ghi nhận sự cam kết hỗ trợ thực hiện của những người liên quan.

• – Biểu Đồ Xu Hướng (Trend Chart): biểu thị trực quan xu hướng các lỗi, khuyết tật xuất hiện sau một thời gian.

• – Biểu Đồ Pareto (80/20): biểu thị trực quan mức độ tác động tích cực và tiêu cực giữa tác nhân đầu vào (Input) tới kết quả đầu ra (Output) hoặc mức độ khuyết tật.
• – Lưu Đồ Quá Trình (Process Flow Chart): cho biết cách thức hoạt động và trình tự các bước thực hiện của quá trình hiện tại.

2. Đo lường – Measure (M)

Mục tiêu của bước “Đo Lường” nhằm giúp chúng ta hiểu thấu đáo tình trạng hiện tại của vấn đề. Các công cụ đo lường nên đơn giản, hữu dụng và phù hợp trình độ năng lực hiện tại của Công ty. Bước “đo lường” gồm:

1. Xác định các yêu cầu thực hiện cụ thể có liên quan đến các đặc tính Chất Lượng Thiết Yếu (CTQ)
2. Lập các sơ đồ quá trình (process map) liên quan với các yếu tố đầu vào (Input/X) và đầu ra (Output/Y) được xác định.  Mỗi bước của quá trình phải thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào đến đầu ra
3. Lập danh sách của các công cụ đo lường (Tool) tiềm năng
4. Thiết lập mốc so sánh về năng lực của quá trình (tốc độ, sai hỏng, năng suất …)
5. Xác định khu vực mà những sai sót trong khi đo lường có thể xảy ra;
6. Tiến hành đo lường và thu thập dữ liệu các tác nhân đầu vào, giữa và đầu ra của quá trình
7. Kiểm chứng ngoài hiện trường để chắc chắc vấn đề có thật
8. Làm rõ vấn đề và định trước mục tiêu của dự án.

Các câu hỏi cần phải giải đáp ở bước “đo lường”:

1. Quá trình hiện tại muốn cải thiện là quá trình nào? Mức độ hiệu quả?
2. Kết quả đầu ra nào ảnh hưởng tới CTQ nhiều nhất (Ví dụ độ láng chà nhám ảnh hưởng lớn đến trang sức bề mặt sản phẩm)?
3. Yếu tố đầu vào nào ảnh hưởng tới kết quả đầu ra (có ảnh hưởng tới CTQ) nhiều nhất (Ví dụ loại giấy nhám)?
4. Khả năng đo lường/ phát hiện dao động (kém ổn định) quá trình đã phù hợp chưa?
5. Năng lực của quá trình hiện tại ra sao?
6. Quá trình hiện tại có thể tốt đến mức nào nếu mọi thứ đều hoạt động nhịp nhàng?

Các công cụ có thể ứng dụng phù hợp nhất trong bước “đo lường” này bao gồm:

1. Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram): để thể hiện các mối liên hệ giữa các yếu tố đầu vào và các kết quả đầu ra.
2. Lưu đồ quá trình: để hiểu rõ các quá trình hiện tại và tạo điều kiện cho nhóm dự án có thể xác định được các lãng phí tiềm ẩn.
3. Ma trận nhân – quả: để định lượng mức tác động của mỗi yếu tố đầu vào dẫn đến sự biến thiên của các kết quả đầu ra.
4. Phân Tích kiểu sai hỏng và ảnh hưởng (FMEA – Failure Mode, Effects Analysis) – sử dụng công cụ này trong bước Đo lường sẽ giúp chúng ta xác định và thực hiện các biện pháp khắc phục tạm thời để giảm thiểu khuyết tật và tiết kiệm chi phí càng sớm càng tốt.
5. Đánh Giá Độ Tin Cậy Của Hệ Thống Đo Lường (GR&R) – được sử dụng để phân tích sự biến thiên của các thành phần của hệ thống đo lường theo đó sẽ làm giảm thiểu sự thiếu tin cậy của các hệ thống đo lường.

3. Phân tích – Analyze (A)

Trong bước “Phân Tích”, các thông số thu thập được trong bước 2 được phân tích nguyên nhân gốc rễ (root reason) gây ra dao động đến các thông số. Nhờ bước này, các vấn đề thực tế ngoài hiện trường được chuyển sang các dạng thống kê, lập luận tốt hơn

Bước “phân tích” gồm có:

1. Lập giả thuyết về căn nguyên tiềm ẩn gây nên dao động của các yếu tố đầu vào thiết yếu (X);
2. Xác định một vài tác nhân và yếu tố đầu vào chính có tác động rõ rệt nhất; và
3. Kiểm chứng những giả thuyết này bằng phân tích Đa Biến (Multivariate). Nếu không có điều kiện thì làm thực nghiệm

Các câu hỏi cần được giải đáp:

1. Yếu tố đầu vào nào có ảnh hưởng lớn nhất tới các đặc tính chất lượng cơ bản của đầu ra (CTQ) (dựa trên các số liệu thực tế)?
2. Mức độ ảnh hưởng là bao nhiêu?
3. Sự kết hợp của các biến số có ảnh hưởng tới các kết quả đầu ra không ?
4. Nếu một yếu tố đầu vào thay đổi, kết quả đầu ra có thay đổi tương ứng như mong đợi (hoặc tính toán) không?
5. Cần bao nhiêu lần quan sát (hoặc thực nghiệm) để có kết luận?
6. Mức độ tin cậy của kết luận là bao nhiêu?

Bước phân tích cho phép chúng ta sử dụng các phương pháp và công cụ thống kê cụ thể để tách biệt các nhân tố chính có tính thiết yếu để hiễu rõ hơn về các nguyên nhân dẫn đến khuyết tật:

• Ø 5 Why’s (5 Tại sao) – sử dụng công cụ này để hiểu được các nguyên nhân sâu xa của sai lỗi trong quá trình hay khuyết tật sản phẩm, và để phá vỡ các kiến thức sai lầm trước đây về các nguyên nhân.
• Ø Đánh giá các đặc tính phân bố (Descriptive Statistics, Histograms) – công cụ này dùng để xác minh đặc tính của các dữ liệu đã thu thập được là bình thường hay bất bình thường nhằm giúp ta chọn các công cụ phân tích thống kê thích hợp về sau.
• Ø Phân tích tương quan/Hồi qui (Correlation/Regression Analysis) – Nhằm xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào của quá trình và các kết quả đầu ra.
• Ø Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot) – Hiển thị các tác nhân chính trong số các tác nhân được nghiên cứu.
• Ø Phân tích phương sai (ANOVA) – đây là công cụ thống kê suy luận được thiết kế để kiểm tra sự khác biệt đáng kể giữa giá trị trung bình cộng (mean) giữa hai hoặc nhiều tập hợp mẫu.
• Ø Hoàn thành bảng FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) – áp dụng công cụ này trên quá trình hiện tại giúp ta xác định các hành động cải thiện phù hợp để ngăn ngừa khuyết tật tái diễn.
• Ø Các phương pháp kiểm chứng giả thuyết (Hypothesis testing methods) – đây là tập hợp các phép kiểm tra nhằm mục đích xác định nguồn gốc của sự dao động bằng cách sử dụng các số liệu trong quá khứ hoặc hiện tại để cung cấp các câu trả lời khách quan cho các câu hỏi mà trước đây thường được trả lời một cách chủ quan.

4. Cải tiến – Improve (I)

Bước “Cải Tiến” tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại bỏ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hoá các giải pháp. Bước này bao gồm:

1. Xác định cách thức nhằm loại bỏ căn nguyên gây dao động;
2. Kiểm chứng các tác nhân đầu vào chính;
3. Khám phá mối quan hệ giữa các biến số (X-X, X-Y, Y-Y)
4. Thiết lập dung sai cho quá trình (còn gọi là giới hạn trên và dưới) của:
   1. các thông số kỹ thuật của quá trình hay
   2. yêu cầu của khách hàng về một đặc tính cụ thể, và

nếu quá trình vận hành ổn định bên trong các giới hạn này sẽ giúp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đạt chất lượng

1. Tối ưu các tác nhân đầu vào chính yếu hoặc tái lập các thông số của quá trình liên quan.
2. Các câu hỏi cần được giải đáp trong bước này:
3. Khi chúng ta đã biết rõ yếu tố đầu vào nào có ảnh hưởng lớn nhất đến các kết quả đầu ra, chúng ta phải làm thế nào để kiểm soát chúng?
4. Chúng ta cần phải thử bao nhiêu lần để tìm ra và xác định chế độ hoạt động /quá trình chuẩn tối ưu cho những yếu tố đầu vào chủ yếu này?
5. Quá trình cũ cần được cải thiện ở chỗ nào và quá trình mới sẽ ra sao?
6. Đã giảm được bao nhiêu Khuyết Tật Trên Một Triệu Khả Năng (DPMO)?

Các công cụ thường được áp dụng bao gồm:

1. Sơ đồ quá trình (Process Mapping) – Công cụ này giúp ta tái hiện lại quá trình mới sau khi đã thực hiện việc cải tiến.
2. Phân tích năng lực quá trình (C_PK) – nhằm kiểm tra năng lực của quá trình sau khi thực hiện các hành động cải tiến để bảo đảm rằng chúng ta đã đạt được các cải thiện thật sự trong việc ngăn ngừa khuyết tật
3. Thiết kế thử nghiệm (DOE) – đây là tập hợp các thử nghiệm đã được lập kế hoạch để xác định các chế độ/ thông số hoạt động tối ưu nhằm đạt được các kết quả đầu ra như mong muốn và xác nhận các cải tiến.

5. Kiểm soát – Control (C)

Mục tiêu của bước “Kiểm Soát” là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường.

Bước này bao gồm:

1. Hoàn thiện hệ thống đo lường;
2. Kiểm chứng năng lực dài hạn của quá trình;
3. Triển khai việc kiểm soát quá trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những quá trình có liên quan

Các câu hỏi cần phải giải đáp trong bước này:

1. Khi các khuyết tật đã được giảm thiểu, làm thế nào chúng ta có thể bảo đảm các cải thiện đó được duy trì lâu dài?
2. Những hệ thống nào cần được áp dụng để kiểm tra việc thực hiện các thủ tục đã cải thiện?
3. Chúng ta cần thiết lập những biện pháp gì để duy trì các kết quả thậm chí khi có nhiều thứ thay đổi?
4. Các bài học về cải thiện có thể được chia sẻ cho mọi người trong công ty bằng cách nào?

Các công cụ có thích hợp nhất trong bước này bao gồm:

1. Kế hoạch kiểm soát (Control Plans) – Đây là một hoặc tập hợp các tài liệu ghi rõ các hành động, bao gồm cả lịch thực hiện và trách nhiệm cần thiết để kiểm soát các tác nhân biến thiên đầu vào chính yếu với các chế độ hoạt động tối ưu.
2. Lưu đồ quá trình với các mốc kiểm soát – Bao gồm một sơ đồ đơn lẻ hoặc tập hợp các sơ đồ biểu thị trực quan các quá trình mới.
3. Các biểu đồ kiểm soát quá trình bằng thống kê (SPC) – Tập hợp các biểu đồ giúp theo dõi các quá trình bằng cách hiển thị các dữ liệu theo thời gian giữa giới hạn tiêu chuẩn cận trên (USL) và giới hạn tiêu chuẩn cận dưới (LSL) cùng với một đường trung tâm (CL)
4. Các phiếu kiểm tra (Check Sheets) – công cụ này cho phép chúng ta lưu giữ và thu thập một cách có hệ thống các dữ liệu từ các nguồn trong quá khứ, hoặc qua sự kiện phát sinh. Từ đó, có số liệu và các xu hướng có thể được xác định và trình bày một cách rõ ràng.