Lãng phí 2: lãng phí tồn trữ – Vì sao tồn kho làm kéo dài thời gian sản xuất
Tiếp theo bài viết kỳ trước, tồn kho gây ra các lãng phí như:
- Tăng chi phí tài chính,
- Hao phí nhân công, thiết bị, năng lượng cho vận chuyển và bốc xếp chúng
- Che dấu các vấn đề tiềm ẩn
- Tốn kém nhiều chi phí quản lý chúng
- Làm chậm thời gian giao hàng …
Chúng ta đều biết: yếu tố thời gian giao hàng có thể là vũ khí cạnh tranh rất hiệu quả hoặc là tạo ra khác biệt cho doanh nghiệp. Và việc Loại bỏ lãng phí hàng tồn kho là tăng thời gian đáp ứng giao hàng, tăng tính cạnh tranh lên rất nhiều
Bài viết kỳ này sẽ làm rõ hơn bức tranh “Tồn kho gây ra chậm thời gian giao hàng” hay “Kéo dài Leadtime”
Trong Lean, Leadtime là thời gian từ lúc khách đặt hàng/ hoặc từ lúc doanh nghiệp triển khai đơn hàng cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng
Trước đây, các doanh nghiệp nhận được đơn hàng có thời gian giao hàng khá dài. Ngày nay đã khác nhiều: do nhu cầu khách hàng thay đổi nhanh chóng, kinh tế khó khăn hơn, dòng đời sản phẩm ngắn … thời gian giao hàng đã rút ngắn bình quân hơn một nữa. Ví dụ trong ngành gỗ xuất khẩu, trước đây 30-40 ngày thì ngày nay chỉ còn 20-25 ngày.
Trong quá trình tư vấn, tôi đã gặp nhiều tình huống rất thực tế mà nhiều nhà xuất khẩu không thể nhận được đơn hàng chỉ vì không đáp ứng được thời gian giao hàng.
Thực tế thật phủ phàng! Cho đến ngày nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn Leadtime 40 – 50 ngày. Với Leadtime như vậy, các doanh nghiệp này rất khó nhận được đơn đặt hàng. Họ đã mất dần lợi thế cạnh tranh! Doanh nghiệp có Leadtime ngắn hơn đã trở thành đối thủ trực tiếp vì họ phục vụ khách hàng nhanh hơn
Tại sao các doanh nghiệp này có Leadtime dài như vậy?
Trước khi xem xét ví dụ về ngành sản xuất, chúng ta hãy xem ví dụ đơn giản của dịch vụ công chứng ở hình A dưới đây:
Ở dịch vụ hàng loạt, mỗi phòng A, B, C phải giải quyết xong nghiệp vụ của mình mới chuyển qua phòng tiếp. Giả sử mỗi bộ hồ sơ công chứng tốn 1 phút để giải quyết, không tính thời gian chuyển hồ sơ qua lại. Kết quả sẽ là: Thời gian giải quyết xong hồ sơ đầu tiên là 41 phút, thời gian giải quyết xong 20 bộ hồ sơ là 60 phút
Trong khi đó, dịch vụ đơn chiếc được tái cấu trúc lại bằng cách 3 cán bộ (của 3 phòng A, B, C) ngồi kế bên nhau. Thời gian hoàn thành trong dịch vụ đơn chiết sẽ rút ngắn đi nhiều lần so với dịch vụ hàng loạt. Thời gian giải quyết xong hồ sơ đầu tiên chỉ là 3 phút (1/14 lần), thời gian giải quyết xong 20 bộ hồ sơ là 22 phút (1/3 lần)
Mô hình trong sản xuất cũng tương tự vậy!
Trong sản xuất theo lô (hàng loạt), Cứ mỗi máy có 1 pallet đầu vào và 1 pallet ra. Máy này phải gia công hết sản phẩm trên pallet mới chuyển qua máy khác. Thời gian để hoàn tất 1 pallet như vậy khá lớn (tùy theo độ phức tạp hoặc chi tiết lớn hay nhỏ …).
Giả định ta lấy thời gian là 1 buổi và thời gian chờ đến lượt chế tạo của Pallet bằng 0
* Lưu ý về thời gian chờ: Trước khi pallet được chuyển sang máy khác để chế tạo, chúng thường được đặt vào các nơi chứa tạm (còn gọi là kho bán thành phẩm hay trạm trung gian chờ giao). Thực tế cho thấy thời gian chờ, đôi khi, lớn hơn thời gian chế tạo). Để đơn giản ta chọn thời gian chờ =0
Theo hình B này, với mỗi sản phẩm gia công 1 phút thì để gia công 4 máy A à B à C à D) phải mất 12 phút
Nếu là 100 chi tiết (nhân 4 lần) mất 400 phút, nếu là 200 chi tiết mất 800 phút
Trong sản xuất theo Lean (đơn chiếc), 4 máy được bố trí gần nhau theo mô hình sản xuất dòng chảy 1 sản phẩm. Với cách này, máy A có 1 Pallet vào, giữa các máy A-B, B-C, C-D chỉ có bàn thao tác hoặc hình thức tương tự (máng trượt, con lăn …), máy D có 1 pallet ra. Máy chế tạo A xong 1 chi tiết thì chuyển ngay qua bàn thao tác cho máy B, máy B nhặt chi tiết gia công tiếp rồi chuyển qua bàn thao tác của máy C, Máy C chuyển chi tiết qua D. Khác biệt với mô hình truyền thống là không cần gia công hết pallet chi tiết mới giao mà gia công xong chi tiết nào chuyển ngay qua máy kế bên.
Theo hình C này, với mỗi sản phẩm gia công 1 phút thì để gia công 4 máy A à B à C à D) chỉ mất 4 phút
Nếu là 100 chi tiết chỉ mất 103 phút (thay vì 400 phút), nếu là 200 chi tiết chỉ mất 203 phút (thay vì 800 phút)
Theo cách lập luận ở hình B và hình C nêu trên ta sẽ có 2 số kết luận:
- Sản xuất theo Lean rút ngắn thời gian giao hàng (Leadtime)
- Với 4 máy, sản xuất theo Lean làm nhanh gấp 4 lần sản xuất theo lô
Trong thực tế, sản xuất có nhiều máy/ công đoạn. Ngành chế biến gỗ chẳng hạn, tùy theo sản phẩm đơn giản hay phức tạp mà chúng có thể trãi qua 40-60 công đoạn trong nhà máy. Nếu qua 4 máy thì mô hình sản xuất truyền thống tốn thời gian tương đương 4 lần so với mô hình sản xuất theo Lean. Suy ra, 40 công đoạn thì mô hình truyền thống tốn thời gian tương đương 40 lần so với mô hình Lean
Sản xuất theo lô thì Leadtime bị kéo dài là điều dễ hiểu!
Để tăng năng lực cạnh tranh bằng cách rút ngắn Leadtime, doanh nghiệp không thể thực hiện bằng cách thúc ép, kêu gọi nhà máy “hãy cố gắng sản xuất nhanh hơn” được.
Sản xuất theo Lean là con đường tốt nhất để làm rút ngắn Leadtime – rút ngắn thời gian từ lúc khách đặt hàng cho đến khi giao hàng đến tay khách hàng!