LOẠI BỎ LÃNG PHÍ CHỜ ĐỢI (Idle time waste/ Waiting)
Có thể nói: Lãng phí chờ đợi đã trở thành văn hoá ở nhiều nước. Việt Nam không còn lạ gì với lãng phí chờ đợi này.
Thời buổi xếp hàng chờ phát gạo đã qua rồi (vì không còn nền kinh tế tập trung kế hoạch như ngày nào). Nhưng ngày nay, các kiểu chờ đợi vẫn còn rất đa dạng và vẫn còn trầm trọng! Chờ khám bệnh, chờ mua thuốc, chờ thủ tục hành chánh, chờ xe, chờ máy bay, …
Văn hoá chờ đợi trong sản xuất cũng chẳng thua kém gì !
LÃNG PHÍ “CHỜ ĐỢI” TRONG SẢN XUẤT LÀ GÌ?
Lãng phí chờ đợi muốn ám chỉ đến việc chờ đợi của con người và máy móc. Máy móc chạy không tải vì chờ con người, con người chờ nguyên vật liệu hoặc chờ máy.
Việc “chờ đợi” này có thể do sự trễ nải khi chờ vận chuyển nguyên vật liệu, có thể do máy móc hỏng hóc phải chờ sửa chữa, sản phẩm bị khuyết tật phải chờ tái chế, chờ bổ sung nguyên vật liệu mới. Lãng phí chờ đợi cũng có thể do vài hoạt động đang diễn ra quá nhanh gây ách tắc hay quá chậm làm mất cân bằng …
NGUYÊN NHÂN VÀ CÁCH THỨC ĐỂ LOẠI BỎ LÃNG PHÍ CHỜ ĐỢI TRONG SẢN XUẤT
- Lãng phí chờ đợi hình thành do sự tắc nghẽn hoặc bị nhanh chậm giữa các hoạt động trong chuyền hoặc giữa các công đoạn sản xuất. Vì thế cần áp dụng công cụ cân bằng chuyền (Production Leveling/ Line Balancing). Các công cụ này sẽ được trình bày trong các bài viết sau.
- Bố trí thiết bị rời rạc và tính công suất không hợp lý làm cho người quản lý quá tải, khó điều hành, khó điều phối sản xuất, từ đó dẫn đến mất cân bằng nhiều hơn. Thế nên cần bố trí sản xuất theo sản phẩm hoặc theo họ sản phẩm (Product – Specific Layout). Hãy áp dụng thiết kế nhà máy theo kiểu Lean (Lean Factory Design)! Hạnh Gia đang triển khai công cụ này cho rất nhiều doanh nghiệp gỗ.
- Việc chờ đợi trong quá trình sản xuất do gặp trở ngại về chất lượng ở công đoạn sản xuất trước. Áp dụng công cụ quản lý chất lượng tại nguồn (ISQ – thay vì chỉ “kiểm tra” (kiểu KCS) thì hãy cải tiến ngăn ngừa sai lỗi (Mistake-Proofing). (Hình – áp dụng quản lý chất lượng tại nguồn để kiểm soát chất lượng hiệu quả)
- Điều độ sản xuất kém, công suất không cân bằng giữa các công đoạn sản xuất. Cần áp dụng các công cụ kiểm soát sản xuất bằng phương pháp trực quan (biểu đồ, màu sắc, số liệu, …) giúp dễ dàng điều độ.
|
Kanban – kiểm soát sản xuất trực quan ngành gỗ |
Kanban – kiểm soát sản xuất tại Hố Nai |
- Một nguyên nhân nữa gây ra lãng phí chờ đợi đó là chuyển đổi giữa 2 lô hàng quá lâu. Trong Lean Production, công cụ QCO/ SMED (Quick change over/ Single – Minute Exchange of Die) – “chuyển đổi cở dưới 10 phút” giúp giảm thiểu thời gian chuyển đổi cở. Trong hệ thống sản xuất kiểu Toyota (TPS), tiêu chuẩn chuyển đổi sản phẩm dưới 10 phút trên toàn bộ chuyền lắp ráp ô tô. Ngày nay, việc áp dụng công cụ này trong ngành gỗ không còn xa lạ nữa. Hình bên diễn tả hoạt động thay bánh xe cho cuộc đua thể thức 1 chỉ 2 giây (trước đây là hơn 60 giây)
- Nguyên nhân cuối cùng là sản xuất theo lô lớn: khi sản xuất lô càng lớn thì các công đoạn sau chờ đợi càng lâu. Thủ phạm của chờ đợi chính là các palet trong quá trình sản xuất. Với “công thức giản đơn” Lean giúp xác định được thời gian chờ đợi này một cách nhanh chóng
LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÁT HIỆN LÃNG PHÍ CHỜ ĐỢI?
Để phát hiện lãng phí chờ đợi”, chúng ta sử dụng danh sách kiểm tra (check list) dưới đây để kiểm tra sự hiện diện và mức độ chờ đợi trong nhà máy của bạn. Hãy đánh giá mức độ chờ đợi: ít, trung bình, khá nhiều, nhiều, nghiêm trọng. Ưu tiên cải tiến cho lãng phí mức độ “nhiều” và “nghiêm trọng”. Nếu bạn phát hiện đến bất cứ nguyên nhân nào khác gây ra lãng phí chờ đợi, hãy thêm chúng vào check list của mình.
Danh sách kiểm tra lãng phí chờ đợi:
- Công việc từ công đoạn trước không kịp cho công đoạn sau
- Máy bận rộn chưa xử lý kịp nên phải chờ
- Thiếu sản phẩm, vật tư, … để sản xuất phải chờ
- Mất cân bằng do thiếu kế hoạch …
- Thiếu các tiêu chuẩn của các hoạt động nên chờ đợi lẫn nhau
- Thiếu công nhân (do vắng mặt chẳng hạn) nên rối rắm trong cân bằng chuyền nên nghiều người phải chờ
- Dư quá nhiều công nhân, bố trí không hợp lý, … chờ
Tóm lại, qua 7 kỳ liên tục, chúng ta đã thảo luận về 7 loại lãng phí cực kỳ nguy hiểm (Seven deadly waste): khái niệm, ảnh hưởng, nguyên nhân và cách thức để loại bỏ 7 loại lãng phí. Ngoài ra, danh sách kiểm tra cũng giúp cho cán bộ quản lý phân tích nơi làm việc của mình nhằm xác định sự tồn tại và mức độ lãng phí trong nhà máy.
Các lãng phí có sự “liên kết” khá chặt chẽ!
Sản xuất thừa (1) (Xem tại đây) là loại lãng phí tệ hại nhất trong 7 loại lãng phí. Sản xuất thừa là tạo ra cái không cần thiết, vào lúc không cần thiết, với số lượng không cần thiết. Nó xảy ra khi bạn sản xuất sản phẩm mà không có yêu cầu đặt hàng. Tại sao bạn phải chọn phương pháp này? Để không gây sản xuất thừa, bạn phải thực hiện các phương pháp tiên tiến của sản xuất với chi phí cực tiểu.
Sản xuất thừa dẫn tới gia tăng lãng phí tồn kho (2) (xem tại đây). Tồn kho có nghĩa là hàng hoá bị tồn lại với bất cứ thời gian lâu hay mau, bên trong hay bên ngoài nhà máy. Một nhà máy sản xuất theo phương thức truyền thống có thể tồn kho gấp 5~10 lần so với nhà máy bắt đầu sản xuất theo Lean (nhắc lại là nhà máy mới bắt đầu sản xuất theo Lean). Điều này vốn lưu động tăng lên tương ứng. Cách tốt nhất là nên bắt đầu tìm cách giảm các điểm lưu kho, nơi mà sản phẩm có khuynh hướng tồn đọng. Ẩn náu đằng sau triệu chứng tồn kho, bạn sẽ tìm thấy nhiều nguyên nhân cần được giải quyết. Cần có “Cuộc cách mạng nhận thức“! Phải tin tưởng vào khả năng tồn kho “giảm đến bằng không”. Tồn kho chỉ che đậy vấn đề, nó không giải quyết vấn đề. Hãy phân tích nguyên nhân của sự tồn trữ và loại bỏ chúng.
Càng tồn kho tất nhiên dẫn đến càng phải vận chuyển (3) (Xem tại đây). Có nhiều hậu quả xấu từ hệ thống băng tải, phương tiện vận chuyển, nguồn lực cho vận chuyển. Vận chuyển làm gia tăng giờ công lao động. Càng yêu cầu nhiều thiết bị vận chuyển thì thường dẫn đến việc làm hư sản phẩm. Về cơ bản, cần giảm vận chuyển, tạo ra dòng chảy sản phẩm giữa các hoạt động. Dòng chảy này làm chúng ta nhớ đến nước chảy! Càng giảm vận chuyển càng tiết kiệm chi phí, càng giảm thời gian sản xuất (Lead time), cũng giảm vốn lưu động và tăng vòng quay vốn.
Vận chuyển đôi khi gây ra sai hỏng (4) (Xem tại đây) sản phẩm. Khi sai hỏng xảy ra , khiếu nại của khách hàng gia tăng. Tỉ lệ lỗi trên sản phẩm là cách đánh giá loại lãng phí cao hay thấp. Càng sai hỏng càng tăng thêm nhân viên KCS và nhân viên tái chế (Đây là cách thường sử dụng của các nhà máy sản xuất). Vì thế, nó làm tăng chi phí nhân công rất đáng kể nhưng đã “muộn màng” vì “đã hư hỏng rồi”. Điều quan trọng là phải tìm nguyên nhân của sai hỏng. Không là biện pháp giảm sai hỏng là sai lầm lớn. Áp dụng công cụ quản lý chất lượng, sự tiêu chuẩn hoá, trực quan hoá sẽ giúp giảm sai hỏng. Sai hỏng thường phá vỡ dòng chảy sản phẩm và làm giảm năng suất rất nhanh.
Lãng phí quá trình (5) (Xem tại đây) muốn nói đến các hoạt động và các quá trình không cần thiết hoặc không tuân thủ yêu cầu của quá trình. Chất lượng sản phẩm quá cao hoặc quá thấp so với yêu cầu quá trình là thường thấy trong sản xuất. Sai hỏng có thể từ các hoạt động không thích hợp hoặc từ các quá trình lỗi thời.
Lãng phí thao tác (6) (Xem tại đây) thì tương tự như lãng phí quá trình nhưng liên quan chặt chẽ đến các động tác rời rạc trong hoạt động của nhân viên. Lãng phí này muốn ám chỉ đến các động tác không thật sự cần thiết để thực hiện một hoạt động. Hoặc nó quá chậm hoặc quá nhanh hoặc là quá mức hoặc quá bất tiện hay động tác không tạo ra sự thay đổi vật lý của sản phẩm (tức là không tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng). Các động tác mà không tạo ra giá trị là lãng phí. Hãy nhìn vào các động tác của nhân viên như bước chân, rồi đến hông, vai, cánh tay, bàn tay và các ngón tay.
Lãng phí chờ đợi (7) ám chỉ đến cả chờ đợi của máy móc và công nhân. Chờ đợi có thể là nguyên nhân từ vận chuyển, máy hư hỏng, hoặc các hoạt động đang làm quá nhanh hoặc quá chậm. Điều đó là quan trọng để kiểm tra nguyên nhân của lãng phí chờ đợi.
7 loại lãng phí là 7 khái niệm quan trọng của sản xuất tinh gọn (Lean Production)! Mỗi doanh nghiệp có mức độ lãng phí khác nhau. Ngược với mức độ lãng phí là mức độ tinh gọn.
Vậy doanh nghiệp bạn có mức độ tinh gọn ở mức nào? Lean, Leaner hay Leanest? Lần đầu tiên, ngành chế biến gỗ đã có công cụ đo lường mức độ tinh gọn cho doanh nghiệp chế biến gỗ. Nếu bạn quan tâm, hãy đón đọc bài sau “Đo lường mức độ tinh gọn cho doanh nghiệp chế biến gỗ bằng công cụ LAT (Lean Assessment Tool)”.
– Lê Phước Vân –