Dưới góc nhìn quản trị hiện đại, đặc biệt nhà máy tinh gọn, 3 khái niệm “Pháp trị” – “Kỹ trị” – “Nhân trị” cái nào quan trọng hơn? Nên ưu tiên xây dựng trụ cột nào trước, sau để phát triển bền vững và hiệu quả?!
1) “Pháp trị” – Quản trị bằng luật, quy định, kỷ luật là sức mạnh:
“Pháp trị” nghĩa là có luật chơi rõ ràng, các chuẩn mực thông qua các tài liệu, có kỷ luật thực thi và giám sát tuân thủ, mọi người được đối xử công bằng dựa trên quy định.
Doanh nghiệp có nhiều loại “Luật” được dùng như: các qui trình (Procedure), Qui trình thao tác chuẩn (SOP), SSOP, sơ đồ tổ chức, hướng dẫn công việc (WI), mô tả công việc (JD), mục tiêu (KPI – KRI), nội quy, các quy trình QA/ QC, Lean standards …
Sau khi có luật, doanh nghiệp phải thực thi luật, giám sát luật (đúng hay sai), điều chỉnh thực tế doanh nghiệp theo luật hoặc sửa lại luật cho phù hợp (thực tế hơn hoặc tinh gọn hơn), đào tạo tránh tái diễn sai sót, thưởng, phạt, sau cùng là cải tiến liên tục.
“Pháp trị” tạo nền tảng ổn định, giảm sai lỗi (Error) trong hoạt động và giảm sai hỏng (Defect) trong cung cấp sản phẩm dịch vụ. Pháp trị giúp quản trị hệ thống tránh được cảm tính của người quản lý (mỗi người mỗi khác). Bởi vì cảm tính sẽ gây hỗn loạn. Thiếu “Pháp trị”, doanh nghiệp vận hành theo… “cảm xúc của sếp”, không thể vận hành ổn định. Trong Lean manufacturing, bất ổn định (variable) là kẻ thủ của tinh gọn.
“Pháp trị” ví như “bộ não”, nó điều phối mọi hoạt động của Công ty
2) “Kỹ trị” – Quản trị bằng chuyên môn, công cụ và hệ thống:
“Kỹ trị” tập trung vào: Năng lực chuyên môn (QA/ QC, IE, kỹ thuật, sản xuất, Lean…), tập trung vào hệ thống dữ liệu, công nghệ, phần mềm, các công cụ phân tích, máy móc, phương pháp làm việc, quản lý thông tin, …
Trong doanh nghiệp các năng lực chuyên môn rất đa dạng như: Lean tools (5S, Kaizen, Andon, Kanban, …), Hệ thống ERP, MES, KPI dashboard, thiết kế quy trình sản xuất, qui trình kỹ thuật tối ưu, thiết kế nhà máy tinh gọn, hệ thống giám sát tuân thủ (Audit/ Compliance monitoring, tài chính, kế toán, marketing, …
“Kỹ trị” giúp gia tăng nội lực, tăng trưởng sản lượng và năng suất, giảm chi phí và lãng phí, ổn định chất lượng công việc, gia tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, dữ liệu minh bạch, khách quan và được chia sẻ ở mọi cấp.
Nếu có “Pháp trị” mà không có “Kỹ trị” thì quy định (luật) chỉ là lý thuyết, không vận hành được. “Kỹ trị” có thể ví như “2 cánh tay”, nó là khả năng của mỗi người, là khả năng của doanh nghiệp
3) “Nhân trị” – Quản trị bằng con người và nhân nghĩa làm gốc:
“Nhân trị” là dùng phẩm chất, đạo đức, sự gương mẫu của lãnh đạo cấp cao đến các cấp lãnh đạo, dùng động lực, truyền cảm hứng, tạo niềm tin, dùng văn hóa, sự tôn trọng để dẫn dắt mọi hoạt động của doanh nghiệp.
“Thượng bất chính – hạ tất loạn” thể hiện rõ sự gương mẫu của các cấp lãnh đạo là tiên quyết, cách giao tiếp, huấn luyện là ưu tiên, lắng nghe, xây văn hóa (văn hoá tinh gọn Lean, văn hóa học tập, văn hoá mục đích hơn là văn hoá cách làm, văn hoá giải pháp hơn là văn hoá đổ lỗi và lý do, văn hoá quan tâm con người, thưởng – phạt – ghi nhận, …)
“Nhân trị” chính là tạo động lực bằng 2 cách: tạo động lực từ giao mục tiêu từ cấp trên xuống và tạo động lực “Muốn làm việc ấy” từ bên trong mỗi người. Thông thường, con người chỉ phát huy 20% khả năng của mình. Thế nhưng, nếu có môi trường tốt và áp lực đủ tốt thì người lao động sẽ phát huy 80% năng lực của mình.
“Nhân trị” tạo ra sự tự giác và tuân thủ, xây văn hóa tích cực, tạo đội ngũ gắn kết lâu dài.
Xây dựng “Nhân trị” cần đủ mạnh! Nếu doanh nghiệp chỉ có “Pháp trị”, có “Kỹ trị” nhưng thiếu “Nhân trị” thì nhân viên vẫn không có động lực để làm việc. “Nhân trị” được ví như “Trái tim” (tôi yêu Công ty, tôi yêu việc đó, …)
4) Nên ưu tiên cái nào ?
Bài toán này phụ thuộc vào tư duy của người đứng đầu doanh nghiệp.
Có người cho rằng: xây dựng “Kỹ trị” trước để tạo ra sản phẩm dịch vụ cạnh tranh rồi mới tiến hành xây dựng “Nhân trị”. Cũng có doanh nghiệp cho rằng “Đối với tôi, nhân viên là số 1, khách hàng là số 2. Nhân viên phải hài lòng thì khách hàng mới hài lòng được”. Có doanh nghiệp xây dựng khẩu hiệu: “Điều 1 khách hàng luôn luôn đúng, điều 2 nếu khách hàng sai hãy xem lại điều 1” hoặc văn hoá doanh nghiệp “Sếp luôn luôn đúng, …”
Thứ tự được chuyên gia tinh gọn đề xuất (1) “Pháp trị” → (2) “Kỹ trị” → (3) “Nhân trị”
“Pháp trị” (là gốc) – phải làm trước: hãy đặt ra luật chơi rõ ràng, loại bỏ sự tùy tiện cảm tính, thiết lập kỷ luật quy định, “không có tiêu chuẩn – không thể quản trị – không thể cải tiến”. Pháp trị làm trước vì nó tác động mạnh (ngay cả) đến chất lượng sản phẩm dịch vụ.
“Kỹ trị” (là thân) – làm sau khi có luật. Áp dụng các công cụ quản trị Lean, TPM, 5S, software, mini ERP phù hợp, cao hơn MRP/ ERP/ BPM/ MES, chuẩn hóa dữ liệu. Doanh nghiệp dùng hệ thống kỹ thuật (kỹ thuật sản phẩm, kỹ thuật công nghệ, công nghệ quản lý tiên tiến – như tinh gọn, công nghệ thông tin, …) để đảm bảo luật được thực thi hiệu quả.
“Nhân trị” (là hồn) – làm để bền vững! Khi có hệ thống luật và công cụ vận hành luật rõ ràng, lãnh đạo mới “nâng cấp” lên tạo động lực, xây văn hóa tự giác. Con người lúc này hiểu luật → có công cụ → tự nguyện tuân thủ và cải tiến
Ngược lại thì sao?
Nếu triển khai “Nhân trị” trước, lãnh đạo nói chuyện với nhân viên, động viên, truyền cảm hứng nhân viên trước … nhưng do không có quy trình và công cụ, kết quả vẫn hỗn loạn, chất lượng sản phẩm và dịch vụ không ổn định.
Nếu triển khai (1) “Pháp trị” trước, mọi thứ sẽ có nền tảng, sau đó áp dụng (2) “Kỹ trị”, áp dụng các hệ thống quản trị, khi đó chất lượng sản phẩm và dịch vụ ổn định và cuối cùng xây (3) “Nhân trị”, xây dựng văn hóa Lean mới phát triển bền vững. Tóm lại, chúng ta nên xây dựng 3 trụ cột theo thứ tự ưu tiên: “Pháp trị” → “Kỹ trị” → “Nhân trị”.
Nếu “Pháp trị” tạo nền tảng – “Kỹ trị” làm tối ưu – “Nhân trị” làm bền vững thì “Lean Thinking” là chất men kết nối chúng tạo nên một hệ quản trị tinh gọn và bền vững!
Bài viết bởi Lê Phước Vân – CEO Hạnh Gia
Chủ nhiệm CLB sản xuất tinh gọn ngành gỗ