Lean Manufacturing – Kỳ 2: Các Quan Điểm Và Cách Tiếp Cận Khi Triển Khai Lean Trong Doanh Nghiệp

Triển khai Lean trong doanh nghiệp là một chiến lược quan trọng. Chiến lược này giúp tối ưu hóa quy trình, loại bỏ lãng phí và gia tăng năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm vững các quan điểm cốt lõi để ứng dụng thành công.

Bên cạnh đó, hệ thống công cụ bổ trợ và lộ trình thực thi bài bản cũng rất cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết toàn bộ các quan điểm, công cụ và quy trình thực tế.

1. Các Quan Điểm Khi Triển Khai Lean Trong Doanh Nghiệp

Để ứng dụng Lean hiệu quả, tổ chức cần thấu hiểu các nguyên tắc tư duy nền tảng sau

1.1. Tư Duy Về Sáng Tạo, Thời Gian Và Sự Cải Tiến Liên Tục

• Sáng tạo trước khi bỏ vốn: Lean coi trọng tập hợp sáng kiến của cả nhóm. Doanh nghiệp không nên đầu tư với chi phí vốn quá lớn. Nhân sự cùng quy trình phải thảo luận trực tiếp với nhau. Việc này giúp khai thác kinh nghiệm và trí tuệ tập thể. Mục tiêu chính là giảm lãng phí và cải tiến quá trình.
• Áp dụng giải pháp đúng lúc: Giải pháp chưa hoàn hảo nhưng áp dụng đúng lúc vẫn tốt. Nó sẽ tốt hơn giải pháp hoàn hảo nhưng lại triển khai muộn. Mọi cải tiến đều cần tiến hành kịp thời.
• Tính liên tục của Lean: Khi đã bắt đầu, Lean phải được tiến hành liên tục. Lean là một quá trình không có điểm kết thúc.
• Sử dụng chu trình PDCA: Doanh nghiệp dùng phương pháp Hoạch định – Tiến hành – Kiểm tra – Khắc phục. Chu trình PDCA áp dụng khi phát triển lẫn sửa đổi.

1.2. Tư Duy Về Lãng Phí, Tồn Kho Và Rút Ngắn Lead Time

• Quan niệm về hàng tồn kho: Lưu kho không phải là tài sản dự trữ. Ngược lại, tồn kho chính là sự lãng phí hoặc phải tốn kém chi phí của doanh nghiệp.

• Tối ưu thời gian sản xuất chính (Lead time): Thống kê cho thấy có tới 95% thời gian sản xuất không tạo ra giá trị gia tăng. Doanh nghiệp cần rút ngắn Lead time bằng cách loại bỏ thời gian chết và các công đoạn lãng phí.
• Bài học lịch sử từ Henry Ford: Henry Ford đã nhận thấy điều này từ năm 1926. Ông phát biểu giữ giá sản phẩm thấp nhờ rút ngắn chu trình. Chi tiết di chuyển càng lâu thì chi phí càng lớn.

2. 12 Công Cụ Và Kỹ Thuật Nền Tảng (Các Khối Xây Dựng Lean)

Các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để giới thiệu, duy trì và cải tiến hệ thống Lean được xem như là các khối xây dựng Lean. Hệ thống này bao gồm 12 công cụ chính

2.1. Nhóm Công Cụ Tiêu Chuẩn Hóa Và Kiểm Soát Trực Quan

• 5S: Năm bước được đưa vào hệ thống nhằm tổ chức nơi làm việc và tiêu chuẩn hóa đều bắt đầu bằng các chữ S trong tiếng Nhật (Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng).
• Các kiểm soát trực quan: Tất cả các hoạt động sản xuất, lắp đặt, trang bị và các chỉ số được đưa lên bảng tin công khai để mọi người có liên quan có thể hiểu ngay thực trạng hệ thống.
• Công việc được chuẩn hóa: Việc thực hiện một mục tiêu phải nhất quán với các phương pháp đã được miêu tả mà không gây lãng phí và phải định hướng theo chuyển động của nhân viên.
• Lưu trữ trong kho (Lưu trữ đúng nơi): Nguyên vật liệu, các phụ tùng, thông tin, công cụ, các tiêu chuẩn và quy trình làm việc được giữ ngay tại nơi mà họ cần.

2.2. Nhóm Công Cụ Tối Ưu Dòng Chảy, Quy Mô Và Chất Lượng

• Vẽ lưu đồ sản xuất: Bố trí mặt bằng nhà máy được thiết kế để có thể vận hành tối ưu.
• Giảm quy mô mẻ sản xuất thử nghiệm: Quy mô mẻ hàng tốt nhất là sản xuất một loại hàng. Nếu không phù hợp thì giảm quy mô mẻ hàng đó đến mức nhỏ nhất nếu có thể.
• Các nhóm: Trong môi trường Lean, trọng tâm đặt vào làm việc theo nhóm, cho dù là các nhóm cải tiến hay các nhóm làm việc hàng ngày.
• Chất lượng ngay từ nguồn: Việc kiểm tra và kiểm soát quá trình được tiến hành bởi những công nhân sản xuất trực tiếp. Do vậy, sản phẩm đạt mới được chuyển tới quá trình tiếp theo.
• Thay đổi nhanh (SMED): Khả năng thay đổi công cụ và thiết bị nhanh chóng (thường tính theo đơn vị phút) cho phép nhiều loại sản phẩm khác nhau trong các mẻ nhỏ hơn có thể được sản xuất liên tục trên cùng thiết bị.
• Lực kéo và Kanban: Sản xuất theo hệ thống liên tục và các hướng dẫn giao hàng từ các hoạt động từ trên xuống và từ dưới lên. Nhà cung ứng từ trên xuống sẽ không sản xuất cho tới khi khách hàng từ dưới lên có dấu hiệu là có nhu cầu, sử dụng hệ thống Kanban.
• Lưu đồ: Mục đích của toàn bộ lưu đồ sản xuất là để liên kết một cách cơ học và sắp xếp các bước thủ công cùng các quá trình máy móc sao cho có được sự kết hợp hiệu quả nhất. Từ đó, tối đa hóa giá trị gia tăng và giảm thiểu hóa được các lãng phí.
• Bảo dưỡng năng suất toàn diện (TPM): Chiến lược bảo dưỡng thiết bị theo Lean giúp tối đa hóa được hiệu suất thiết bị tổng thể.

2.3. Các Phương Pháp Bổ Trợ Khi Thực Thi Lean

Các khối xây dựng Lean có sự tương tác chặt chẽ với nhau và có thể áp dụng linh hoạt cái nọ trước, cái kia sau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể áp dụng kết hợp các phương pháp khác như:

• JIT (Just in Time): Sản xuất đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng thời điểm.
• Poka-Yoke: Phương pháp phát hiện và phòng ngừa sai lỗi.
• Jidoka: Tự động hóa có kiểm soát yếu tố con người.
• Kaizen: Hoạt động cải tiến liên tục từng bước nhỏ.

3. Quy Trình 6 Bước Triển Khai Lean Thực Tế

Một quá trình triển khai Lean trong doanh nghiệp thông thường bao gồm 6 bước tiêu chuẩn

Bước 1: Xác định và thành lập nhóm cải tiến thay đổi.

Bước 2: Lập tài liệu ghi nhận chi tiết về các thay đổi hiện nay.

Bước 3: Phân tích sự thay đổi thông qua lấy ý kiến tập thể. Xác định các cách thức để giảm, loại bỏ, củng cố hoặc các bước chứng minh là có lỗi và chuyển từ nhiệm vụ và thời gian nội bộ sang bên ngoài.

Bước 4: Tiến hành các cải tiến và theo dõi sát sao kết quả.

Bước 5: Vạch lưu đồ cho tất cả các khía cạnh của quá trình thay đổi.

Bước 6: Chuẩn hóa các quá trình đã được cải tiến.

4. Cách Tiến Hành Triển Khai Lean Trong Doanh Nghiệp Dịch Vụ Và Văn Phòng

Triển khai Lean ở mảng dịch vụ có điểm khác sản xuất. Phân xưởng tạo ra các sản phẩm hữu hình. Do đó, việc giảm chi phí và thời gian dễ nhận thấy hơn.

Tại các phòng ban chức năng, nhiều công cụ Lean vẫn có thể ứng dụng linh hoạt. Thay vì phần cứng, doanh nghiệp xem xét quá trình gia tăng giá trị thông qua thông tin hoặc phần mềm.

Loại Bỏ Rào Cản Và Lập Kế Hoạch Chiến Lược

Khái niệm vạch dòng (streamlining) và loại bỏ các bước không tăng giá trị từ khi nhận đơn đặt hàng (hoặc yêu cầu) cho đến khi nhận thanh toán đang được rất nhiều tổ chức quan tâm. Các khâu gây đình trệ sản xuất sẽ được giải quyết bằng mô hình PDCA và các khối xây dựng Lean phù hợp.

Các nhà lãnh đạo thừa biết rằng không thể đứng yên trước cuộc cạnh tranh toàn cầu. Các đối thủ không giậm chân tại chỗ mà đang liên tục cải tiến quá trình và hệ thống. Nếu doanh nghiệp không cải tiến, họ sẽ sớm qua mặt bạn, khiến bạn mất thị phần, giảm biên lợi nhuận, đồng thời doanh thu và lợi nhuận bị tổn hại.

Quản lý việc hoạch định và triển khai hợp lý là bí quyết để đạt thành công lâu dài. Lean không phải là sự thay đổi nhanh chóng. Doanh nghiệp cần kết hợp kinh nghiệm quản lý sự thay đổi với sự tích hợp Lean vào chiến lược kinh doanh tổng thể. Cần tránh hội chứng cho rằng chỉ cần vài tuần là tiến hành xong Lean.

Một kế hoạch tổng thể cẩn thận dựa trên phân tích chi phí – lợi nhuận là bước tiên quyết có ích. Lợi ích to lớn từ Lean xuất phát từ việc tập trung vào quá trình hiện có, sản phẩm làm ra, môi trường vận hành, tình huống cạnh tranh và sự cần thiết sử dụng đúng kỹ thuật đúng lúc.

4.1. Vai Trò Của Lãnh Đạo Cấp Cao Khi Triển Khai Lean Trong Doanh Nghiệp

Để áp dụng thành công, các lãnh đạo cấp cao phải đóng vai trò tích cực trong nhiều lĩnh vực:

• Xây dựng phương pháp tiếp cận có kế hoạch bài bản.
• Cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết.
• Phân quyền và khuyến khích cán bộ nhân viên tham gia, nhấn mạnh làm việc theo nhóm và sự hợp tác.
• Thiết lập các kênh thông tin tốt – cả từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên.
• Thấu hiểu được tâm tư của nhân viên như nỗi sợ mất việc khi tiến hành Lean.
• Đảm bảo tất cả mọi người hiểu sự cần thiết thay đổi cũng như vai trò mới của họ.
• Tạo ra môi trường thử nghiệm, chấp nhận rủi ro và có mạng lưới an toàn để kiểm lỗi.
• Đưa ra các giải thưởng, chương trình khen thưởng, hệ thống ghi nhận và nâng chức.
• Giúp mọi người hiểu rõ lý do cạnh tranh và lợi ích của Lean cho tổ chức lẫn cá nhân họ.
• Tạo ra một tầm nhìn về tương lai sau thay đổi.
• Giới thiệu hệ thống đo lường sự thực hiện công việc dựa trên việc đáp ứng mục tiêu công ty.
• Phân tích và chia sẻ công khai các thông tin về lợi nhuận so với chi phí.
• Nhấn mạnh trách nhiệm xã hội của mọi người.

4.2. 3 Thành Phần Cốt Yếu Để Triển Khai Lean Thành Công

Ba thành phần cốt yếu để triển khai Lean trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất gồm:

• Cam kết và thực hành lâu dài từ lãnh đạo cấp cao.
• Đào tạo tất cả các nhân viên về các khối xây dựng Lean.
• Quản lý thay đổi văn hóa tốt trong suốt quá trình chuyển đổi từ lực đẩy truyền thống sang tâm lý lực kéo của Lean.

Lưu ý: Lean Production không phải là một phương pháp hay một nhóm các phương pháp đơn lẻ. Hiểu một cách sâu sắc nhất, Lean phải là một triết lý sản xuất.

5. Giải Đáp Các Thắc Mắc Quan Trọng Khi Triển Khai Lean Trong Doanh Nghiệp

5.1. Điều Kiện Để Triển Khai Lean Tại Doanh Nghiệp Là Gì?

Để triển khai Lean trong doanh nghiệp thành công, tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau

• Văn hóa mạnh: Phải có một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh và có bản sắc.
• Tư duy triết lý: Hiểu Lean theo cách tư duy về một triết lý sản xuất dài hạn.
• Cam kết lãnh đạo: Lãnh đạo phải luôn luôn cam kết và ủng hộ tuyệt đối. Vô số doanh nghiệp thất bại trong cải cách vì lãnh đạo không làm được việc này.
• Truyền đạt nhận thức: Truyền đạt được về mặt nhận thức cho toàn bộ hệ thống con người. Nếu không nhận được sự ủng hộ của toàn thể nhân sự, việc tiến hành cải tổ chắc chắn thất bại (hãy nhớ quy luật Pareto 80/20).
• Yếu tố kỹ thuật: Sau khi hoàn thiện các yếu tố trên, doanh nghiệp mới tính đến công nghệ, quy trình và sản phẩm.

5.2. So Sánh Hệ Thống Đẩy Và Hệ Thống Kéo Trong Triển Khai Lean

Về bản chất, sản xuất là tạo ra sản phẩm thỏa mãn nhu cầu của con người. Nhưng nhu cầu xã hội vốn dĩ không bất biến. Vì vậy, hệ thống kéo (Pull System) ưu việt hơn với phương châm: “Hãy để khách hàng thiết kế những gì họ muốn” (Let customers design what they want).

Nhiều người thấy các sản phẩm như dầu gội, kem đánh răng hay sữa tắm bán ra ồ ạt thì nghĩ đó là hệ thống đẩy. Nhưng thực chất, họ vẫn vận hành theo hệ thống kéo. Bộ phận Marketing của họ hàng ngày hàng giờ vẫn lắng nghe khách hàng để thiết kế chiến lược sản phẩm phù hợp với nhu cầu.

5.3. Xử Lý Khủng Hoảng Cung Ứng Khi Nhà Cung Cấp Thay Đổi Đột Ngột

Nhiều lãnh đạo đặt câu hỏi: “Nếu nhà cung cấp đột ngột phá sản hoặc thay đổi thì làm thế nào để đáp ứng thời hạn đơn hàng?”

Lean có hai trái tim cốt lõi là JIT (Just in Time) và Jidoka. JIT yêu cầu giảm thiểu tồn kho sản phẩm lẫn nguyên vật liệu ở các đoạn quy trình. Nhưng như vậy không có nghĩa là không tồn kho. Doanh nghiệp vẫn xác định các mức tồn kho Max và Min (ví dụ vạch xanh và vạch đỏ ở khu chứa nguyên liệu). Mức tồn kho luôn được cân đối trong khoảng an toàn này nhờ thiết kế quy trình luồng 1 sản phẩm và “bình chuẩn hóa” nguyên liệu đầu vào.

Mức tồn kho được cân đối nhờ quy trình luồng 1 sản phẩm. Doanh nghiệp chỉ sản xuất khi có tín hiệu Kanban. Đồng thời, nhà sản xuất Lean luôn có phương án dự phòng khẩn cấp.