Tôi và các bạn sản xuất “đã từng” hoặc hiện đang là nạn nhân của văn hoá “Xin – Cho” trong chính nơi làm việc của mình.
Wood Lean đang tìm cơ hội để phá tan văn hoá lỗi thời này!
Một số người trong chúng ta đã đã trải qua “thời bao cấp” nên phì cười khi nghe cụm từ XIN – CHO. Thật buồn văn hoá XIN – CHO vẫn tồn tại cho đến ngày nay. Nó diễn ra ngay cả trong mối quan hệ nhà nước với người dân và các nhà máy sản xuất. Văn hoá Xin – Cho tạo ra nhiều lãng phí nguồn lực.
1. Hệ Thống “Xin – Cho” Rườm Rà
Văn hoá “Xin – Cho” tại doanh nghiệp chế biến gỗ tạo ra nhiều lãng phí chờ đợi. Hậu quả là “Chi phí ẩn” trong nhà máy (SCP – Shadow Cost of Production) rất lớn. Chính những “ông chủ” nhà máy (Shareholder/ Boss) là người gánh chịu. Cán bộ quản lý trong hệ thống chịu nhiều áp lực và phiền toái.
Quy trình cấp phát NVL qua nhiều cấp phê duyệt khiến nhân viên mất thời gian chờ đợi và làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
XIN nhiều thứ:
- Viết “Phiếu xin mua” (gỗ, vật tư, …),
- Viết “Phiếu xin cấp”,
- Chi phí xin trình duyệt vài cấp,
- Thường xuyên “lãng phí chờ đợi”: Chờ duyệt, nhiều dây chuyền phải chờ nguyên vật liệu, chi phí “buồn cười” khác như tìm Sếp để ký, …
Bài viết chỉ tập trung vào một lĩnh vực mà nhà máy nào cũng gặp: “Xin – Cho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất”. Nguyên vật liệu (NVL) là từ dùng chung cho nguyên liệu, vật tư, hardware, hóa chất, keo, bao bì, vật tư kỹ thuật, …
- Khi nhận “lệnh sản xuất”, các công đoạn sản xuất phải làm “Đề nghị xin cấp NVL”.
- Nhân viên phụ trách nhận nguyên vật liệu (NV. NVL) phải tìm tổ trưởng để ký “Đề nghị xin …”,
- Sau đó, họ tìm đến Quản Đốc ký; nhiều trường hợp phải có người duyệt (như trưởng phòng hoặc Giám Đốc phụ trách sản xuất/ hoặc BGĐ mới đủ “thủ tục” nhận nguyên vật liệu).
- Điều đáng buồn là nhân viên nhận NVL bị hạch sách đủ điều: “sao lãnh nhiều vậy?”; “Mới ký sáng nay mà? ….”; “bên cậu sử dụng hao quá!”, “Tại sao phải XIN cái này nữa?…
Tôi cũng từng là nạn nhân của văn hoá “Xin – Cho”!
Ngày đó, tôi rất ức và tự hỏi: “Ổng nói hao nhưng căn cứ vào đâu nhỉ?”. Thực sự không biết có đúng hay không nữa!? Thật ra, người ký cũng không có căn cứ gì! Cũng chưa ai có quy trình quyết toán và định mức cho từng mã hàng (SKU) và/ hoặc lệnh sản xuất. Thực sự, nhiều vật liệu dùng chung (TK 627) cho nhiều đơn hàng một lúc.
Lãng chờ đợi cũng đáng kể: muốn có đủ chữ ký không phải đơn giản! Tìm và chờ “người ấy” đôi khi nhiều thời gian (đi đâu đó, đến muộn hoặc bận họp). Đôi khi bí quá, tôi phải đành “xông” vào phòng họp để XIN chữ ký (kịp NVL cho sản xuất hay là dừng chuyền do chờ đợi NVL?).
2. Kho NVL Là “Quán Cà Phê Nhưng Thiếu Nhạc”
Bạn hãy tưởng tượng: không khí tại một kho NVL mỗi sáng.
Mỗi sáng, nhiều nhân viên các tổ phải tập trung tại kho ngồi chờ lấy vật tư. Trong đó, có cả NV NVL đi lãnh vật tư lần 2 (cả vô tình lẫn cố ý). Tôi ví von cái kho này giống như một quán cà phê chỉ thiếu nhạc là vậy. Bao nhiêu chi phí bất hợp lý (còn gọi là lãng phí chờ đợi trong Lean – Waiting) phải trả cho thời gian nhàn rỗi !
Kho nguyên vật liệu không nên trở thành nơi tập trung của lãng phí chờ đợi mỗi buổi sáng.
“Xin” trong quy trình làm việc tại các doanh nghiệp vượt xa phép lịch sự và ban ơn. Nó đã trở thành cố hữu gắn chặt vào trong quá trình nhiều năm. Phải chăng doanh nghiệp thể hiện quyền lực? Đôi khi đúng là “quyền lực” trong một cơ quan, đôi khi là lãng phí do quy trình làm việc quá kém cỏi. Xa hơn, nó là lãng phí quá trình.
Trước đây, tôi từng nghĩ quy trình cấp phát này rất bài bản. Bây giờ, tôi nhận ra hệ thống “Xin – Cho” khiến tiền bốc hơi. Nó làm giảm tốc độ sản xuất và gia tăng thời gian chờ đợi.
Điều nghịch lý: càng kiểm soát quy trình “Xin – Cho”, lãng phí, bất công và bức xúc càng gia tăng. Hậu quả là doanh nghiệp bị động, đội chi phí và chậm trễ tiến độ cung ứng.
Khi loại bỏ “XIN” thì hiển nhiên “CHO” sẽ biến mất. Tư duy nghịch (Reverse thinking) đã tác động vào hệ thống quản lý tinh gọn: “Tại sao tôi phải XIN mọi thứ trong nhà máy sản xuất theo lệnh của công ty?”
3. Cấp NVL Cho Sản Xuất Theo Mô Hình “Y Tá Cấp Thuốc”
Tạo ra cơ chế để “Faster – Better – Cheaper – Easier” là tất yếu để rút ngắn thời gian, kiểm soát tốt hơn, với chi phí thấp hơn, cách làm dễ hơn.
Mô hình Y tá cấp thuốc giúp kho chủ động đưa nguyên vật liệu đến công đoạn sản xuất thay vì để nhân viên đi xin cấp phát.
Trong bệnh viện, các y tá và bác sĩ đến giường bệnh để khám và cấp thuốc chữa bệnh. Như vậy, kho đi cấp NVL cho sản xuất là mô hình tinh gọn để loại “Xin – Cho”. Nhà máy là khách hàng trung tâm, các phòng ban phụ trợ phục vụ cho nhà máy.
Mỗi ngày, kho đi theo lộ trình cố định 2–3 lần để để cấp phát NVL cho các công đoạn. Chỉ một nhân viên cùng xe đẩy hoặc xe điện đã cấp đủ hàng, tiết kiệm chi phí.
“Bảng định mức NVL kiêm xuất kho” được ban hành đồng thời với “Lệnh sản xuất“ (bằng hệ thống Excel/ miniERP/ MRP/ ERP). Nó được duyệt và tách theo từng công đoạn sản xuất nhằm đơn giản hoá việc: chuẩn bị – cấp phát – ký nhận. Kho giữ bản gốc.
Quy trình như sau:
- Trước 16g00 hằng ngày, bộ phận sản xuất gửi yêu cầu nhận NVL lên nhóm Zalo. Thông tin gồm: công đoạn, số lệnh sản xuất, thời gian và số lượng đăng ký (một phần định mức hoặc toàn bộ).
- Kho chuẩn bị NVL cho tất cả công đoạn sản xuất.
- 08g30 hôm sau, kho vận chuyển một vòng nhà máy theo một lộ trình (route). Kho dùng chuông cà – rem/ chuông gõ khi đến nơi nhận.
- Nghe chuông, NV-NVL sẽ đến “điểm giao nhận”, kiểm tra (đúng loại, đủ số lượng, kịp thời gian).
- NV NVL sẽ ký trực tiếp lên bản gốc “Bảng định mức NVL kiêm xuất kho”.
Một route là hoàn thành việc cung cấp NVL mà không cần XIN – CHO. Ngay cả hệ thống “Phiếu xuất kho” cho các NVL cũng được loại bỏ kể từ đây.
Điều đáng nói là: “Phiếu xuất kho” trước đây đã lộ ra nhiều chi phí và không thể kiểm soát được (kế toán lập phiếu và người lĩnh NVL cũng ký hợp thức hoá – ký “bừa” mà không kiểm soát được)
4. Thế Còn NVL Chưa Định Mức Thì Sao?
Việc sử dụng “NVL chưa định mức” cũng thường lập đi lập lại tại mỗi công đoạn! Lập checklist (đánh máy sẵn) “Phiếu cấp NVL chưa định mức”. Định mức này được cấp theo ngày (bằng cách thống kê thực tế với thời gian đủ dài để có quy luật sử dụng hàng ngày). Checklist có tác dụng như 1 bảng nhắc việc giúp cho NV NVL không quên, nhờ đó loại bỏ việc nhận NVL 2 lần
Bảng định mức NVL kiêm xuất kho giúp chuẩn hóa công tác chuẩn bị, cấp phát và kiểm soát nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất.
Trước 16g00 mỗi ngày, chúng như 1 bảng nhắc việc được nhân viên NVL công đoạn ghi số lượng cần. Số lượng cần < định mức cấp trên ngày.
Phiếu này được không cần XIN – Cho. Chụp hình và gửi lên zalo group để kho chuẩn bị.
Quy trình cấp vào 08g30 sáng hôm sau theo “mô hình y tá cấp thuốc” nêu trên
5. NVL Vượt Định Mức Cần Được Cấp Bổ Sung Thế Nào?
Khi sử dụng NVL có định mức nhưng thiếu (cần bổ sung do: định mức thiếu hoặc sử dụng vượt hoặc lý do nào đó), NV-NVP viết “Phiếu đề nghị cấp bổ sung NVL”, ghi rõ lý do vượt.
Lean không đồng nghĩa với loại bỏ kiểm soát. Doanh nghiệp chỉ cần duy trì phê duyệt đối với những trường hợp cấp NVL vượt định mức.
Phiếu này được trình cấp có thẩm quyền (Tổ trưởng, quản đốc, BGĐ) ký duyệt. Chụp hình và gửi lên zalo group để kho chuẩn bị. Quy trình cấp vào sáng hôm sau theo “mô hình y tá cấp thuốc”.
Đây là trường hợp duy nhất vận hành theo cơ chế XIN – CHO.
Bài viết của Lê Phước Vân
CEO, Senior Consultant of MAC,
Expert trainer of ILO,
President of Lean Six Sigma Club