8 cách để tăng hiệu quả buổi họp

Tại sao cần họp hiệu quả?

Tổ chức cuộc họp cho các công việc “phức tạp” là bắt buộc và định kỳ của mọi tổ chức. Làm thế nào để các cuộc họp đạt hiệu quả cao, tránh lãng phí?

Với nhiều người, “họp” là căng thẳng, mất thời gian và vô giá trị. Thực sự không phải vậy! Người chủ trì có thể tổ chức buổi họp hấp dẫn, thoải mái và hiệu quả!

Có 8 cách giúp tăng hiệu quả các cuộc họp.

1. Chuẩn bị buổi họp tốt:

• Chọn thư ký buổi họp “có năng lực” để ghi biên bản họp gồm quyết định làm gì (Do what)? Ai chịu trách nhiệm chính? Ai giám sát (Who)? Thời gian hoàn thành (when)? và các nguồn lực cần thiết nào (Resources)?
• Tham dự đúng giờ: thành viên đến trễ sẽ được nhắc nhở (đóng quỹ từ thiện 100k ~ 300k chăng)
• Mọi nội dung họp phải có đầu ra (output) chính là các quyết định rõ nội dung như 1a, thư ký có trách nhiệm nhắc nhở các nội dung chưa có “đầu ra”
• Chuẩn bị máy chiếu, tài liệu trình bày và đảm bảo cuộc họp bắt đầu đúng giờ

2. Lập kế hoạch buổi họp: nội dung chính, mục tiêu và khung thời gian:

• Lập kế hoạch họp: Nội dung họp, người dẫn nội dung, kết quả cần đạt, khung thời gian
• Các nội dung họp được thông báo cho người liên quan chuẩn bị nội dung. Thiếu chuẩn bị, buổi họp bị lãng phí.
• Cài đặt lịch google hoặc Group Zalo, Viber nhắc họp tự động

3. Diễn biến buổi họp:

Khởi động buổi họp:

• Chủ trì tạo không khí thoải mái: gameshow, câu chuyện thành công, câu chuyện tích cực, sự khen ngợi đơn vị hoặc khen ngợi cá nhân, 1 tin vui, … Không được phép bắt đầu với thái độ tiêu cực
• Thư ký Kiểm tra các quyết định “đã đến kỳ hạn hoàn thành” của kỳ họp trước
• Đánh giá “Tỉ lệ quyết định đã được hoàn thành” kỳ họp trước
• Thành viên họp chưa có bằng chứng “hoàn thành quyết định” kỳ trước cần giải có lý do chính đáng (khác lý do ngờ nghệch, hời hợt) vì sao chưa hoàn thành? Cần nguồn lực gì hỗ trợ (5M)? Thời gian hoàn thành (xin dời ngày lại).
• Chủ trì luôn nhắc mọi người “văn hóa kết quả”, trong quản trị, lý do hời hợt đều vô nghĩa. Loại bỏ “văn hóa lý do”.
• Chủ trì cần “chọn sự rõ ràng về trách nhiệm” hơn là “sự yêu mến của cấp dưới” vì đây là công việc cần quản trị, công tư phân minh

Bắt đầu buổi họp – vào nội dung chính:

• Chủ trì cần khái quát toàn bộ nội dung cần họp, mục tiêu và khung thời gian
• Với mỗi nội dung, chủ trì nêu điểm chính và mục tiêu, khung thời gian.
• Diễn biến họp: nếu chệch nội dung hoặc vượt thời gian, chủ trì và thư ký họp sẽ nhắc nhở tập trung vào nội dung chính. Đây là lý do chính buổi họp kém hiệu quả. Thử nghĩ xem, cuộc họp sẽ rối như thế nào khi Công ty đang “giải quyết khiếu nại khách hàng” thì có 1 ý kiến về “lương bổng của công nhân”
• Mỗi nội dung thảo luận, hãy trao đổi với nhau thẳng thắn, chân thành vì kết quả của Công ty, không vì vị thế cá nhân. Một người nói, nhiều người nghe, lịch sự trao đổi, không ngắt lời
• Tập trung giải quyết vấn đề > hơn là trình bày các lý do không giải quyết được. Lý do không quan trọng bằng kết quả!
• “Anh có lý do đúng nhưng giải quyết vấn đề này như thế nào nhỉ? Ta cần kết quả”

4. Người am hiểu dẫn dắt chủ đề – Người chủ trì điều phối buổi họp:

• Người dẫn dắt chủ đề trình bày nội dung cần thảo luận – càng cô đọng càng hiệu quả (Vì nội dung đã được gửi trước cho mọi người đọc trước)
• Chủ đề này mong đợi tập trung kết quả gì?
• Thảo luận: Mọi người hãy tập trung vào kết quả (output)
• Lưu ý khung thời gian của mỗi chủ đề
• Kết quả đầu ra mỗi nội dung cần rõ ràng (như 1a)
• Chủ trì cảm ơn người trình bày
• Chủ trì tuyên bố chuyển nội dung kế tiếp

5. Thiết lập nguyên tắc họp (thảo luận): 

Phương pháp Brain-storming (tham khảo https://www.youtube.com/watch?v=xEYaHLVj9Sk)

• • Không được đánh giá bình phẩm ý tưởng
  • Liệt kê tất cả các ý tưởng (dù điên rồ) lên bảng
  • Mở rộng ý tưởng (bước này cao hơn và quan trọng hơn bước “liệt kê”)
  • Không gắn liên kết ý tưởng với cá nhân
  • Trân trọng ý tưởng điên rồ
  • Quyết định từ các ý tưởng tốt nhất đã tranh luận, thảo luận

Lưu ý:

• • Kiểm soát và hạn chế các ý kiến bình phẩm giết chết ý tưởng người khác (opinion killer), không khen hay chê cũng là nguyên tắc, …
  • Nhiều ý kiến phát biểu quan trọng hơn là ý kiến xuất sắc (vì thực tế chưa chắc ý kiến nào là xuất sắc, ý kiến điên rồ cũng có thể là ý kiến xuất sắc)
  • Theo kịp ý tưởng của buổi họp, không được phép làm việc riêng, người chủ trì phải nhắc nhở.
  • Ý kiến mọi người đều quan trọng, không phân biệt cấp bậc, tập trung vào mục đích của Công ty (Faster – Better – Cheaper là mục đích chẳng hạn)
  • Nhắc nhở các thành viên đang lơ đễnh hoặc phát biểu dông dài.
  • Tìm cách hạn chế sự khách sáo và cầu kỳ, đạo mạo.
    

6. Kiểm soát chi phí buổi họp: chỉ có những người liên quan

• Chi phí buổi họp của các nhà quản trị là đáng kể – chưa kể các chi phí cơ hội khác. “Nếu tôi không họp ở đây thì tôi làm việc khác có giá trị cao hơn!”
• Dấu hiệu nhận thấy “người ngoài cuộc” là cuộc họp chỉ có một số thành viên tham gia thảo luận. Một số thành viên còn lại ngồi làm việc khác và/ hoặc không có ý kiến (kiểm tra email, lướt web, Facebook, Zalo, máy tính bảng, …)
• Để kiểm soát chi phí, thư ký buổi họp cân nhắc và chỉ mời người có liên quan trực tiếp đến nội dung họp. Thực sự hơi khó! Tuy nhiên, khi quan sát vài buổi họp (với từng nội dung cụ thể) bạn sẽ phát hiện các thành viên “ngoài cuộc”.

7. Tăng cường hiệu quả buổi họp: Kết quả đầu ra buổi họp là gì?

• Nỗ lực cắt giảm thời gian họp nếu có thể: hỏi ý kiến các thành viên xem họ có sáng kiến nào rút ngắn thời gian họp không?
• Mục tiêu đề ra ban đầu đã được xử lý triệt để?
• Tóm lược các quyết định kỳ này, người phụ trách và thời gian hoàn thành
• Nhấn mạnh các quyết định cần được hoàn thành và “người chịu thực hiện” liên quan. Công ty cần tăng tỉ lệ hoàn thành, Công ty cần kết quả, Công ty cần các quyết định được thực thi.
• Hãy trực tiếp hỏi các thành viên đóng góp sáng kiến để cải thiện chất lượng cuộc họp.

8. Các buổi họp nhàm chán cũng nên thay đổi:

• Thay đổi không gian họp: có thể chọn địa điểm họp ở ngoài Công ty (khu nghỉ mát, Resort, quán cà phê thân mật, …), Team building (nếu cần)
• Chủ động tìm cách lấy năng lượng và ý tưởng mới với địa điểm mới, cách thức mới, hình thức mới, người trình bày mới, người chủ trì mới, nội dung mới …
• Thay đổi hình thức buổi họp: trình bày trước khán phòng xếp hình chữ U, có sân khấu trình bày, dùng các phương tiện truyền thông đa phương tiện, …
• Hàng tháng, CEO và các trưởng đơn vị thảo luận F2F (mặt đối mặt) về kết quả KPIs đạt được của mỗi phòng ban. Các câu hỏi sau được đưa ra thảo luận: (Các KPIs của bạn là gì? Trọng số của chúng? Kết quả là bao nhiêu? KPIs nào có ảnh hưởng lớn nhất đến bộ phận của bạn và Công ty? Nguyên nhân quan trọng nào ảnh hưởng đến KPI đó?Làm gì trong thời gian tới?)