Những năm gần đây, các trung tâm đồ gỗ lớn Việt Nam (Bình Dương, Đồng Nai, TP.HCM, Long An, Qui Nhơn, Hà Nội) đã áp dụng mạnh mẽ phương thức sản xuất tinh gọn ngành gỗ (LM – Lean Manufacturing) và đã đem lại những kết quả đáng ngạc nhiên.
Vậy sản xuất tinh gọn ngành gỗ là gì? Nó gồm những lợi ích nào? Tại sao phải tinh gọn? và các triết lý áp dụng trong quản lý như thế nào?
Chúng tôi hân hạnh cung cấp cho cộng đồng ngành gỗ các nội dung quan trọng của hệ thống sản xuất tinh gọn ngành gỗ (Lean production for wood):
1) Đầu tiên, Lean là gì?
Lean Production (hay LM – Lean Manufacturing) là hệ thống sản xuất của Toyota (còn gọi là TPS – Toyota Production System). LM là hệ thống sản xuất tinh gọn hay hệ thống sản xuất với chi phí cực tiểu. Có thể hiểu nôm na là “tinh gọn” thì không có những hoạt động thừa thải và lãng phí.
Vào cuối những năm 1970s, xe Toyota thâm nhập vào thị trường Mỹ, họ thành công vang dội và chiếm lĩnh thị trường. Viện MIT (Massachusetts Institute of Technology) được chính phủ Mỹ ra lệnh điều tra nguyên nhân: vì sao xe Toyota đẹp, bền, rẻ như vậy (Thực chất là 3 hãng đại gia xe ôtô Ford, GM, Chrysler yêu cầu).
Sau cuộc điều tra đầu tiên, MIT đã dùng chữ “Lean Production” đặt tên cho hệ thống sản xuất của Toyota với 14 nguyên lý quản trị nổi tiếng (đọc thêm ở đây). MIT phát hiện ra rằng TPS hầu như không có các trạm sửa chữa hàng lỗi cho các công đoạn trước. Trong khi đó, các hãng xe Mỹ (Ford, GM, Chrysler) và cả Mercedes thời đó có rất nhiều trạm sản xuất phía sau để sửa chữa hàng lỗi cho các công đoạn trước. Cho đến ngày nay, trong ngành công nghiệp chế biến gỗ Việt Nam, việc sửa chữa hàng lỗi vẫn còn rất phổ biến. Hàng lỗi là nổi ám ảnh với hầu hết các doanh nghiệp ngành gỗ. Chi phí hữu hình và chi phí vô hình của sai lỗi là rất lớn.
Với cuộc điều tra sau đó, MIT đã phát hiện khái niệm 7 loại lãng phí chết người (The seven deadly waste) của hệ thống sản xuất Toyota. Toyota dần hoàn thiện hệ thống sản xuất của mình. Từ những năm 1980s, Toyota ngày càng nổi tiếng với hệ thống sản xuất vừa kịp lúc (Just In Time – JIT).
Ngày nay, Lean được công nhận là phương thức sản xuất tiên tiến nhất thế giới. Lean có nhiều điểm khác biệt so với phương thức sản xuất Ford.
2) Lợi ích của Lean manufacturing
Lean hướng tới những mục tiêu chính:
- Lean giúp giảm phế phẩm (Defects) và 7 lãng phí (Waste): Trong thực tế, Lean đã giúp giảm hao phí nguyên vật liệu đầu vào, giảm nguồn lực kiểm tra chất lượng và giảm phế phẩm đến 90%, đồng thời gia tăng giá trị sản phẩm dịch vụ đáp ứng yêu cầu khách hàng. Để giảm Defects, Lean tập trung giảm rủi ro chất lượng (Errors) thông qua kiểm soát 5M + E (xem các bài đọc sau)
- Lean giúp giảm thời gian sản xuất (Lead Time) bằng cách giảm tồn kho bán thành phẩm, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các máy và các công đoạn, giảm thời gian chuyển đổi sản phẩm (SMED – Single Minuted Exchange of Die). Chính vì thế vòng quay vốn nhanh hơn.
- Lean giúp giảm thiểu tồn kho: Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn, sản xuất nhanh hơn, ngành gỗ có thể giảm tồn kho hơn 70% bởi việc áp dụng Lean. Việc nỗ lực “đầy chông gai” trong việc tạo “dòng chảy sản phẩm” sẽ giúp giảm nhanh hàng tồn kho bị “dồn đống” ở suốt quá trình sản xuất
- Lean giúp tận dụng tối đa mặt bằng và năng lực thiết bị hiện có. Thực tế, có thể giảm 45% diện tích sử dụng cho thiết bị. Nói khác đi, tỉ lệ vận hành của nhà máy (Operating Ratio) có thể tăng lên nhanh chóng.
- Lean giúp cải thiện năng suất lao động. Với nhiều công cụ, Lean nói chung và sản xuất tinh gọn ngành gỗ nói riêng làm tăng năng suất lên 50%, thậm chí hơn 100% trong vòng 1~2 năm áp dụng. Lean cũng là hệ thống sản xuất tuyệt với giúp người lao động hăng say làm việc hơn vì ít mệt mỏi hơn, môi trường gọn gàng ngăn nắp hơn thông qua 5S
- Lean giúp tăng tính linh động của doanh nghiệp, với phương pháp sản xuất linh hoạt, Lean giúp doanh nghiệp có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một cách linh hoạt hơn với chi phí và thời gian chuyển đổi thấp nhất (SMED/ QCO – quick change over).
- Lean giúp tăng sản lượng nhanh chóng: Vì Lean giúp giảm thời gian sản xuất, tăng năng suất lao động, giảm thiểu ùn tắc sản xuất và giảm thời gian dừng máy (tăng thời gian hoạt động của thiết bị), vì thế công ty có thể tăng sản lượng một cách đáng kể từ cơ sở hạ tầng hiện có.
Một cách hiểu khác về Lean Manufacturing là: sử dụng ít nguồn lực hơn. “Cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng sử dụng lượng đầu vào ít hơn: ít thời gian hơn, ít mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít vật liệu hơn, ít vốn hơn và ít chi phí hơn.”
3) Tư duy tinh gọn – Nguyên lý tinh gọn:
Hệ thống sản xuất của Toyota (TPS) có 2 trụ cột chính:
- Sản xuất đúng lúc (JIT – Just In time) bao gồm sản xuất kéo, kanban, …
- Tự kiểm soát lỗi (Jidoka) bao gồm: Tiêu chuẩn hóa (Standardization),
Có nhiều công cụ tinh gọn (Lean Tools) trong ngôi nhà Toyota này. Nhờ các công cụ này mà các nhà quản trị có thể áp dụng Lean vào thực tiễn để cải thiện các kết quả quản trị cho doanh nghiệp một cách liên tục
Khi áp dụng Lean, “tư duy tinh gọn” (Lean Thinking) của Lean Leaders là vô cùng quan trọng. Không có tư duy và nhận thức đúng về Lean, các nhà quản trị mất phương hướng trong vận hành và cải tiến liên tục Công ty.
- Lean Leaders phải xác định được lãng phí tại doanh nghiệp.
- Lean Leaders tìm và loại bỏ lãng phí, đây là là phương tiện để đạt được trạng thái tinh gọn (Lean) nhưng nó không bao giờ kết thúc.
- Lean Leaders phải phòng ngừa lãng phí thông qua: thiết kế hệ thống, thiết kế qui trình, thiết kế sản phẩm (giá thành đa số nằm ở khâu thiết kế)
- Lean Leaders phải xác định được giá trị (Value): giá trị cho khách hàng còn quan trọng hơn cả giảm thiểu lãng phí. “Giá trị” xác định không đúng sẽ cung cấp sản phẩm dịch vụ sai đến tay khách hàng là lãng phí lớn.
- Xác định được sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping – VSM). VSM là tập hợp các hoạt động giải quyết vấn đề trong quá trình thiết kế và sản xuất sản phẩm, các hoạt động quản lý thông tin (từ nhận đơn hàng đến giao hàng), các hoạt động chuyển đổi vật lý cho sản phẩm
- Tạo dòng chảy sản phẩm: Henry Ford là người đầu tiên thấy lợi ích của dòng chảy. Năm 1913, ông đã tạo ra chuyền lắp ráp ô tô dài nhất thế giới với lô sản xuất số lượng lớn. Sau đệ nhị thế chiến, Taiichi Ohno cùng cộng sự – trong đó có Shigeo Shingo – đã tạo ra dòng chảy với lô sản xuất nhỏ.
- Dòng chảy liên tục, dòng chảy nhanh và linh hoạt, sản xuất kéo (Pull Production), cải tiến liên tục đến hoàn hảo, … là hàng loạt các nguyên lý được Lean Leaders và Ban cải tiến Lean doanh nghiệp hiểu và áp dụng.
4) Lãng phí là gì?
Như đã nói “lãng phí” ngược với “tinh gọn”. Tinh gọn (Lean) là không thừa, mọi thứ cần vào sự đơn giản, tập trung vào mục đích: Nhanh hơn – Tốt hơn – Rẻ hơn (Faster – Better – Cheaper). Tinh gọn áp dụng mạnh mẽ trong cả sản xuất và dịch vụ, tinh gọn bộ máy quản trị, tinh gọn qui trình, … tinh gọn còn áp dụng rộng rãi trong cuộc sống: Tinh gọn cách ăn nói, tinh gọn cách trình bày, tinh gọn cách viết, cách hành văn, tinh gọn mối quan hệ, …
- Lãng phí là những gì tiêu tốn nguồn lực (6M: Man, Material, Machine, Method, Money, Media) nhưng không tạo giá trị gia tăng (Value Added) cho khách hàng.
- Cụm từ “Loại bỏ lãng phí” (Eliminate waste) hoàn toàn khác với “cắt giảm chi phí” (Cost down). Khi cắt giảm chi phí, doanh nghiệp có thể phải chịu các chi phí biến tướng khác do việc cắt giảm chi phí “chưa hợp lý” sinh ra. Trong khi “loại bỏ lãng phí” thì không biến tướng.
Các nhiều phương pháp tiếp cận để phát hiện ra “lãng phí”:
- Phương pháp tiếp cận theo 5M + Q + S (man, material, machine, method, measurement, quality, safety)
- Phương pháp tiếp cận theo dòng chảy sản phẩm.
- Tiếp cận dễ nhớ qua DOWNTIME (Defects, Overproduction, Waiting, Non – Used talent, Transportation, Inventory, Motion, Excess processing)
- Tiếp cận 9 loại lãng phí chết người … (The nine deadly waste)
Mỗi loại lãng phí có thể tham khảo bài viết chi tiết trên trang HanhGiaa.co để tìm hiểu sâu hơn từng loại lãng phí.
Nhiều chuyên gia tinh gọn cho rằng: lãng phí có thể giảm đến hơn 80% ~ 90% lãng phí nếu áp dụng hệ thống Sản xuất – đặc biệt là sản xuất tinh gọn ngành gỗ. Con số đáng cho chúng ta phải suy nghĩ.
Senior Consultant – Expert Trainer ILO
Lê Phước Vân